Išskyrus verslo planus, bene svarbiausi iš visų verslo dokumentų yra santraukos. Sąžininga sakyti, kad beveik kiekvienas didelis sprendimas bet kokio dydžio įmonėje sprendimų priėmimo proceso metu buvo susijęs su santrauka.
Deja, daugelis žmonių klaidingai mano, kad santrauka yra dokumento santrauka, pavyzdžiui, „Uolos užrašai“. Ne, ne.
Santraukos tikslas yra rekomenduoti sprendimą, o ne pateikti informaciją. Ilgesniame dokumente pateikiami išsamūs tos rekomendacijos įrodymai.
Laisvai pagrįstas pokalbiais, kuriuos turėjau su pasiūlymų guru Tomas Santas , štai kaip parašyti vykdomąją santrauką, kuri įtikins vadovą (ar vadovų komandą) priimti sprendimą:
1. Apibūdinkite problemą, poreikį ar tikslą.
Po žodžiais „SANTRAUKA“ vienu ar dviem sakiniais (daugiausia) paaiškinkite, kodėl reikalingas sprendimas. Būkite konkretūs ir įtraukite kiekybiškai įvertinamus matavimus, jei įmanoma.
Neteisinga:
Šiame dokumente išsamiai aprašomas XYZ sprendimas. Čia pateikiama jo turinio santrauka ...
Teisė:
Mes patiriame 10 milijonų JAV dolerių metinių pajamų trūkumą dėl nutrūkusių telekomunikacijų tinklų.
2. Apibūdinkite norimą rezultatą.
Vienu ar dviem sakiniais (daugiausia) apibūdinkite, kas bus kitaip, jei problema bus išspręsta, poreikis bus įvykdytas ar tikslas bus pasiektas. Nepateikite jokios informacijos apie tirpalą.
Neteisinga:
1 skyriuje aprašome kelis standartus atitinkančius analoginius srauto kondensatorius ...
Teisė:
Remiantis mūsų vertinimais (žr. 1 skyrių), sumažinus ar pašalinus šiuos prastovas, mūsų pelningumas padidės net 20%.
3. Apibūdinkite siūlomą sprendimą.
Po žodžiu „PASIŪLYMAS“ trumpų pastraipų serijose apibūdinkite problemos sprendimo elementą (kaip 1 veiksme), kuris sukurs norimą rezultatą (kaip ir 2 žingsnyje).
Kiekvienoje pastraipoje nurodykite didesnio dokumento skyrius, kur ta sprendimo dalis yra išsamiai aprašyta. Padarykite kiekvieną pastraipą aiškią ir įskaitomą. Venkite žargono, „biz-blab“ ir nereikalingų abstrakcijų. Jei įmanoma, išdėstykite pastraipas pagal nuoseklų planą.
Neteisinga:
Pasinaudojant esama infrastruktūra bus panaudotos ankstesnės investicijos į technologijas ir optimizuojami perkvalifikavimo reikalavimai. Padidėjęs patikimumas sukels mūsų misijai svarbų produktyvumą, taip sukurdamas monetarinį konkurencinį pranašumą.
Teisė:
Norėdami išspręsti pirmiau minėtą problemą, siūlome:
1. Įsigykite ir įdiekite bandomąją sistemą. Tai leis mums išbandyti naują programinę įrangą nekeldami pavojaus kasdienei veiklai. Reikalavimai šiai bandomajai sistemai aprašyti 4 skyriuje.
[daugiau žingsnių]
4. Paaiškinkite, kaip įveiksite riziką.
Kiekvienas verslo sprendimas, kuris nėra nereikalingas, susijęs su tam tikra rizika. Todėl po antrašte „RIZIKA“ trumpai aprašykite tas rizikas ir tai, kaip siūlote jas įveikti (arba kodėl jie iš tikrųjų nėra rizika).
Dar kartą atkreipkite dėmesį į šias pastraipas. Naudokite paprastą kalbą. Kaip ir ankstesniame etape, susiekite kiekvieną pastraipą su atitinkamu ilgesnio dokumento skyriumi.
Neteisinga:
Siūlomas sprendimas yra tiekėjo agnostikas ir integruojamas į kelias sistemos architektūras naudojant pritaikytus vykdyti vykdyti scenarijus ...
Teisė:
Norėdami konvertuoti visą klientų aptarnavimo skyrių, turėsime perkvalifikuoti savo aptarnaujantį personalą, o tai gali sutrumpinti skyriaus atsakymo laiką. Tačiau planuojame sumažinti šią galimybę parašydami pritaikytą mokymo vadovą.
5. Paprašykite norimo priimti sprendimo.
Po antrašte „REKOMENDACIJA“ kuo trumpesniais žodžiais apibūdinkite sprendimą, kurį norite, kad vadovas (-ai) priimtų. Būk specifiškas.
Jei sprendimas susijęs su pinigais, nurodykite sumą. Jei yra priežasčių, dėl kurių sprendimas turi būti priimtas iki tam tikro laiko, pareikškite jas.
Neteisinga:
Mūsų nuolatinis rūpestis dėl telefonų sistemos sutrikimų ir toliau daro įtaką mūsų įmonei, todėl į juos reikėtų reaguoti greitai.
Teisė:
Norėdami užbaigti šį projektą iki einamųjų finansinių metų pabaigos, nenutraukdami dabartinių operacijų, turime patvirtinti, kad kito ketvirčio IT biudžetas padidinamas 2 mln. USD.
Vykdomųjų santraukų pavyzdžiai
Toliau pateikiamos dvi anksčiau aprašytos vykdomosios santraukos, kokios jos iš tikrųjų pasirodė. Kad nemanytumėte, jog pirmasis pavyzdys yra dirbtinai nepermatomas, aš jus patikinu, kad aš asmeniškai mačiau blogiau. Kur kas blogiau.
Neteisinga:
SANTRAUKA
Šiame dokumente išsamiai aprašomas XYZ sprendimas. Čia pateikiama jo turinio santrauka:
1 skyriuje aprašome kelis standartus atitinkančius analoginius srauto kondensatorius ...
[daugiau skyrių santraukų]
Pasinaudojant esama infrastruktūra bus panaudotos ankstesnės investicijos į technologijas ir optimizuojami perkvalifikavimo reikalavimai. Padidėjęs patikimumas sukels mūsų misijai svarbų produktyvumą, taip sukurdamas monetarinį konkurencinį pranašumą. Siūlomas sprendimas yra tiekėjo agnostikas ir integruojamas į kelias sistemos architektūras, naudojant pritaikytus vykdymui parengtus scenarijus.
Mūsų nuolatinis rūpestis dėl telefonų sistemos sutrikimų ir toliau daro įtaką mūsų įmonei, todėl į juos reikėtų reaguoti greitai.
Teisė:
SANTRAUKA
Mes patiriame 10 milijonų JAV dolerių metinių pajamų trūkumą dėl nutrūkusių telekomunikacijų tinklų.
Remiantis mūsų vertinimais (žr. 1 skyrių), sumažinus ar pašalinus šiuos prastovas, mūsų pelningumas padidės net 20%.
PASIŪLYMAS
Norėdami išspręsti pirmiau minėtą problemą, siūlome:
- Įsigykite ir įdiekite bandomąją sistemą. Tai leis mums išbandyti naują programinę įrangą nekeldami pavojaus kasdienei veiklai. Reikalavimai šiai bandomajai sistemai aprašyti 4 skyriuje.
[daugiau žingsnių]
RIZIKA
- Mažesnio reagavimo laiko galimybė . Pirmiau pateikto plano 3 etape turėsime perkvalifikuoti savo aptarnaujantį personalą, o tai gali laikinai sutrumpinti vidutinį skyriaus atsakymo laiką. Tačiau planuojame sumažinti šią galimybę parašydami pritaikytą mokymo vadovą.
[daugiau rizikos]
REKOMENDACIJA
kiek plastinių operacijų Vanna White padarė
Norėdami užbaigti šį projektą iki einamųjų finansinių metų pabaigos, nenutraukdami dabartinių operacijų, turime patvirtinti, kad kito ketvirčio IT biudžetas padidinamas 2 mln. USD.
Jei rimtai, kuri iš šių dviejų santraukų, jūsų manymu, gali lemti geriausią sprendimą?
