Nors debesų kompiuterija nėra visiškai nauja koncepcija, „Google Apps“ tikrai patobulino technologiją, kad įmonės visur galėtų pasinaudoti jos greičiu, prieinamumu ir saugykla. „Google Apps“ rinkinys, apimantis tokius populiarius prekių ženklus kaip „Gmail“, „Google“ kalendorius ir „Google“ dokumentai, gali padaryti jūsų darbuotojų darbo eigą sklandesnį ir netgi pateikti geresnius būdus bendrauti su klientais. Šiame vadove bus išryškintos priežastys ir būdai, kaip įdiegti „Google Apps“, kad pagerintumėte savo įmonės veiklą.
Kaip naudoti „Google Apps“, kad pagerintumėte savo verslą: kodėl verta naudoti „Google Apps“?
Vienas iš tiesioginių „Google Apps“ verslui privalumų, palyginti su tradicine darbalaukio programine įranga, pvz., „Microsoft Office“, yra ekonomiškumas. Vos už 50 USD per metus į „Google Apps“ rinkinį įeina neribotas vartotojų abonementų skaičius, prieiga prie visų „Google“ programų, 25 GB el. Pašto saugyklos vienam darbuotojui, visą parą dirbanti klientų palaikymo tarnyba ir 99,9 proc. Tinklo veikimo laiko garantija. (Taip pat yra nemokama versija su ribotu tinklo saugumo ir vartotojo abonementų kiekiu, taip pat mažiau programų ir saugyklos.) Palyginti su dauguma verslo ir IT programinės įrangos, kurioms dažnai priskiriamas ribotas licencijų skaičius vienam pirkiniui (jau nekalbant apie būtiną) išoriniai serveriai sistemai priglobti), „Google Apps“ gali būti tik raktas iš jūsų biudžeto išspausti porą papildomų sumų.
„Jei pirktume„ Microsoft Office “kopijas visiems įmonės darbuotojams, mes jau sutaupome dešimtis tūkstančių dolerių“, - sako Brianas Wyrickas, Indianapolio turinio kūrimo bendrovės „Raidious“ operacijų viceprezidentas. Kartu su išlaidų taupymu, Wyrickas sako, kad „Raidious“ priėmė „Google Apps“ rinkinį dėl prieinamumo, kurį teikia jų dizaineriams ir gamintojams skirtingose šalies vietose.
„Naudingumas yra naudingas bet kuriančiai pradedančiajai įmonei, - sako Wyrickas, - ir mokėti kalbėtis telefonu su naujuoju darbuotoju ir nustatyti juos naudojant žiniatinklio programą be IT vaikino, kuris turėtų suteikti prieigą prie jų, yra puikus dalykas “.
Kitas „Google Apps“ pranašumas yra kiekvienos programos gebėjimas integruotis tarpusavyje - funkcija, už kurią sako dėkingas Kenas Hayesas, Toluca Lake, Kalifornijoje įsikūrusios interneto reklamos kompanijos savininkas. „Gerai„ Google Apps “yra tai, kad aš galiu sukurti vieną pagrindinę savo verslo sąskaitą - ir mano el. Paštas, kalendorius ir svetainė yra susieti“, - sako jis. „Žinoma, yra geresnių el. Pašto adresų, tačiau niekas nesugalvojo, kaip visa tai susieti kaip„ Google “.
Kask giliau: „Google Apps“ žaidime
Kaip naudoti „Google Apps“, kad pagerintumėte savo verslą: supaprastinkite vidinį ryšį su „Gmail“
Kai „Gmail“ pirmą kartą atvyko į sceną, asmeninio el. Pašto klientas buvo pagirtas dėl, atrodo, dugno talpyklos ir žaibiškos gautųjų paieškos galimybių. Integravus „Google Apps“, daugelis „Gmail“ funkcijų įmonėms veikia taip pat efektyviai. Vėlgi, viena naudingiausių „Gmail“ savybių yra debesų veiksnys - kadangi nėra sudėtingos programinės įrangos, dėl kurios reikėtų nerimauti, „Gmail“ yra prieinama jūsų darbuotojams iš bet kurios vietos, nereikalaujant atsisiųsti kontaktų ar pranešimų į įrenginius.
„Vienas puikiausių„ Gmail “dalykų yra tai, kad jis pagrįstas naršykle“, - sako Wyrickas. „Mes jungiamės per savo telefonus ir IMAP klientus. Tai yra tas sugebėjimas nereikalauti sakyti: „Čia yra jūsų„ Outlook “diegimas“.
„Gmail“ pokalbiai taip pat padeda supaprastinti pranešimus tarp kolegų. Pvz., Jei el. Laiške yra kelios šalys arba jei keli el. Laiškai turi tą pačią temos eilutę, visi tie pranešimai yra sugrupuoti kartu su kiekvienu nauju el. Laišku, puikiai sėdint jūsų gautuosius ir pašalinsite rūpesčius, kad nereikėtų tikrinti ankstesnių pranešimų.
Be to, kiekvienoje biuro aplinkoje turėtų būti būdas greitai ir greitai siųsti pranešimus, o „Gmail“ atsakymas yra „Google“ pokalbiai, įmontuoti tiesiai į gautųjų sąsają. „Mes iš tikrųjų sumažinome savo vidinės telefonijos sistemos poreikį“, - sako Wyrickas apie „Raidious“ „Messenger“ naudojimą. Pokalbių funkcija taip pat turi vaizdo konferencijų komponentą, kuris gali būti naudingas, kai kolegoms ir darbuotojams reikia susirašinėti iš atokių vietų.
Nors „Gmail“ yra puikus el. Pašto klientas, „Wyrick“ rekomenduoja priskirti kelis paskyros administratorius jūsų bendrai naudojamai verslo paskyrai. „Kai užsiregistruosite, niekada nenorėsite, kad visi kiaušiniai būtų viename krepšelyje“, - sako jis. 'Kai kurią dieną jums reikės ką nors padaryti, kai to administratoriaus nebus.'
Kaskite giliau: daugiau niekada nemokėkite už el. Pašto prieglobą
Kaip naudoti „Google Apps“ savo verslui tobulinti: Susitikimų ir renginių sinchronizavimas per „Google“ kalendorių
Priklausomai nuo jūsų verslo tipo, susitikimų planavimas gali būti tikras galvos skausmas. Keli darbuotojai (arba tik vienas) paprastai yra atsakingi už datų ir laiko sekimą ir perteikimą. Šis metodas yra naudingas paslydimams ir praleistiems susitikimams. Naudodamiesi „Google“ kalendoriumi, keli darbuotojai gali skelbti įvykius viename kalendoriuje, prie kurio gali prisijungti ir atitinkamai redaguoti visa įmonė. Be to, šie kalendoriai gali būti koduojami spalvomis, kad žiūrovas būtų informuotas apie paskyrimų pakeitimus. Administratoriai taip pat gali nustatyti kalendorių teises, kad tik tam tikri darbuotojai galėtų matyti ar redaguoti elementus.
Indijoje įsikūrusios „Greenfield“, „Greenfield“, skaitmeninės rinkodaros bendrovės „Cross Creative“ įkūrėjas Gregas Crossas sako, kad neseniai paskatino vieną iš pagrindinių savo klientų priimti „Google“ kalendorių, kuris padėtų rūšiuoti ir apsaugoti susitikimus. „[Jam] priklauso konsultavimo centras, jis atėjo pas mane ir pasakė:„ Mes turime keturis patarėjus ir ieškome, kaip mūsų klientai galėtų suplanuoti susitikimus internetu ir išlaikyti juos privačius “, - sako Krosas. 'Galite jį nustatyti taip, kad tai neparodytų, jog jūs konsultuojate su' John Doe 'dėl depresijos.'
Kita naudinga „Google“ kalendoriaus funkcija yra galimybė kurti įvykius per „Gmail“. Kai prie kalendoriaus įvykio pridedate darbuotojo el. Pašto adresą, darbuotojui išsiunčiamas kvietimas patvirtinti jo dalyvavimą. Patvirtinęs, kiekvienas darbuotojas gali peržiūrėti įvykį ir pridėti jo pastabas.
Raskite giliau: „Tech Talk“: skelbimų agentūra pereina į žiniatinklio programą
Kaip naudoti „Google Apps“, kad pagerintumėte savo verslą: pagerinkite bendradarbiavimą ir projektų valdymą naudodami „Google“ dokumentus
„Google“ dokumentai yra programa, leidžianti keliems vartotojams kurti ir redaguoti dokumentus, pristatymus ir skaičiuokles - visa tai internete. Paprastai bendradarbiai dalijasi dokumentais el. Paštu atsiųsdami priedus, o tai dažnai sukelia neteisingas failų versijas ir išsibarsčiusias, netinkamas kopijas. Naudojant „Google“ dokumentus, failas redaguojamas debesyje, kur pataisymai išsaugomi ir atkuriami automatiškai.
Kaip ir dauguma kitų „Google Apps“, administratoriai gali nustatyti leidimus „Google“ dokumentuose, kad tik tam tikri darbuotojai galėtų peržiūrėti ir bendrinti failus. Dar viena patogi funkcija yra galimybė eksportuoti dokumentus į įvairių tipų failų plėtinius, o tai gali būti naudinga tais atvejais, kai klientui ar klientui reikia PDF failo.
„Aš naudoju„ Google “dokumentus viduje“, - sako Krosas. „Turiu grafinį dizainerį, kuris dirba tik ne visą darbo dieną, todėl ten skelbiu sąmatas ir klientų pasiūlymus.“ „Google“ dokumentų naudojimas norint redaguoti kitus įprastus failus, pvz., Maršrutus, naujienlaiškius ir straipsnius, gali padėti išspręsti įprastas problemas, kylančias tarp darbuotojų bendradarbiaujant su projektais.
Kaip naudinga „Google“ dokumentams buvo daugeliui verslo savininkų, Wyrickas iš „Raidious“ sako, kad vienas dalykas, kurį reikia nepamiršti, yra tai, kad jūsų personalo žmonės turės įvairaus lygio kompiuterinių įgūdžių. Taigi, jei ir kai diegiate „Google“ dokumentus kurdami ir redaguodami svarbiausius failus, sako Wyrickas, gali būti naudinga paskirti projekto čempioną, kuris supranta programą.
„Gali būti, kad kai kurie vartotojai mažiau jaudinsis dėl pokyčių“, - sako Wyrickas. Jis taip pat pataria naujokams dažnai peržiūrėti pagalbos vadovą „Google Apps“ svetainėje.
Kaskite giliau: 10 patarimų, kaip paleisti technologijas
Kaip naudoti „Google Apps“, kad pagerintumėte savo verslą: dalinkitės įmonės žiniomis su „Google“ svetainėmis
„Google“ svetainės yra pagrindinis svetainių kūrimo įrankis, kurį įmonės gali naudoti norėdami sukurti privatų intraneto informacijos centrą darbuotojams ar net viešąjį domeną, kuris yra jūsų verslo veidas. „Google“ svetainės leidžia importuoti informaciją iš kitų programų, pvz., Paskyrimų kalendoriaus ar standartinių klientų formų, ir paskelbti ją savo svetainėje, kad darbuotojai ar klientai galėtų lengvai pasiekti.
„Google“ svetainės yra tarsi „wiki“ sistema “, - sako Hayesas, kuris naudojasi programa, kad jis ir jo verslo partneris Danijoje galėtų sekti įmonės projektus, idėjas ir rangovus. „Turiu skyrių, skirtų konkurentų idėjoms, kurias norime patobulinti, ir net problemoms, kurias norime išspręsti savo versle“.
Galite paskirti tik tam tikrus darbuotojus, kurie turėtų administravimo galimybių, t. Y. Redaguoti ir paskelbti svetainės informaciją, arba suteikti prieigą visai savo komandai (ypač jei dirbate su griežtai sureguliuotu personalu).
Kaskite giliau: 10 geriausių nemokamų programų ir paslaugų verslui
Kaip naudoti „Google Apps“ savo verslui valdyti: „Google Apps Marketplace“ rasite papildomų išteklių
Jei tik „Google“ sukurtos programos neatitinka visų jūsų poreikių, nepamirškite apsilankyti „Google Apps Marketplace“, kur galite rasti daugybę trečiųjų šalių programų - kai kurias nemokamai - kurios teikia įvairias funkcijas ir integruoti su kitomis standartinėmis programomis. Pavyzdžiui, „Intuit Online Payroll“ leidžia jums mokėti darbuotojams tiesiogiai iš „Google“ kalendoriaus ir suteikti jiems internetinę prieigą prie algų. „Zoho CRM“ yra santykių su klientais valdymo įrankis, kuris padeda pagerinti klientų sąveiką įvairiais būdais, pavyzdžiui, sekti ir rūšiuoti el. Pašto pokalbius.
Norėdami išplėsti „Google“ kalendoriaus galimybes, „Greg Cross of Cross Creative“ naudoja programą „Tungle.me“, leidžiančią nariams skelbti viešus tvarkaraščius, priimti susitikimų užklausas ir sumažinti dvigubų užsakymų skaičių. „Tai tikrai padeda integruoti mano darbo eigą“, - sako Krosas. „Kai asmuo patvirtina paskyrimą, jis patenka į mano [„ Google ““ kalendorių, o aš įspėjamas telefonu. Taigi tarp šių dviejų ypatybių bendradarbiavimas man puikiai tinka “.
Anot „Cross“, „Google Apps“ verslui greitai tampa būtinybe ir mažiau tvarkingu produktu, kurį reikia išbandyti. Programų sąveika ir debesies prieinamumas, pasak jo, daugeliui žmonių suteikia galimybę pirmą kartą efektyviai panaudoti biuro technologijas. „Bus įdomu pamatyti, kaip kitos programinės įrangos kompanijos išgyvena toliau, nes žiniatinklio programos yra ne tik mada“, - sako Krosas. „Tai nėra„ ateities banga “- tai dabar“.
„Dig Deeper“: 5 puikūs programinės įrangos paketai, skirti „Bootstrappers“
