Verslui yra daug priežasčių tvarkyti elektronines bylas ir skaitmeninti savo dokumentus. Sukurti struktūrą, skirtą informacijai tvarkyti ir dalytis, yra viena nauda; popieriaus mažinimas, audito sekų kūrimas, teisės aktų laikymosi užtikrinimas ir vidaus bei išorės bendradarbiavimo palengvinimas. Dokumentų valdymo sistemos (DMS) padeda įmonėms elektroniniu būdu skaitmeninti, saugoti, tvarkyti ir sekti dokumentus, duomenų objektus ir vaizdus. Nesvarbu, ar tai vadinama sistemomis, programine įranga ar sprendimais, DMS pasiūlymai turi daugybę funkcijų ir kainų etikečių. Mes sugalvojome keletą geriausių kategorijų, kurios padės jums išsiaiškinti, kas gali būti painus variantų pasirinkimas.
Peržiūrėdami radome daugybę pasiūlymų. Kai kurios sistemos daugiausia dėmesio skiria saugojimo, paieškos, saugos įgalinimui ir apima kai kurias dokumentų peržiūros ir bendrinimo funkcijas. Kiti apima ne tik DMS, bet teikia daugybę skambučių ir švilpukų (ir papildinių), kad gautų tokių galimybių spektrą kaip darbo eigos kūrimas, užduočių valdymas, bendradarbiavimas, automatizuotos taisyklės ir dar daugiau.
Atsižvelgiant į daugybę variantų, tinkamos sistemos nustatymas gali būti bauginantis. Kalbėjomės su „SHI International Corp.“ klientų sėkmės vadove Jennifer Pankow, kuri padėjo tai supaprastinti: „Iš verslo sprendimo paklauskite savęs:„ Kuo tai man padeda pagerinti mano verslą ar patenkinti kritinius poreikius? “ Tai mes padedame klientams pažvelgti ir suplanuoti sprendimą. Užuot galvoję „Man reikia DMS“, paklauskite: „Ką aš turiu daryti?“ Tada susiaurinkite pasirinkimą iki to, kuris sprendimas tai daro ir kuriuos kūrinius jis daro. “
ar Debby Ryanas yra lesbietė
Kitas klausimas, kurį reikia apsvarstyti: Kur aš noriu, kad mano failai būtų saugomi? Yra trys DMS tipai: Debesis, vietoje ir hibridas.
Debesis: Naudodamiesi šia paslauga, jūsų dokumentai yra pardavėjo debesyje - parengti mobiliajai prieigai bet kada ir bet kur, kur turite internetą. Sandėliavimas gali būti ribojamas pagal jūsų sutartį (nors daugumoje paslaugų siūlomi įvairūs saugyklos lygiai ir susijusios kainos), tačiau tai dažnai yra prieinama galimybė, apimanti sistemos valdymą ir atnaujinimus, o failai kuriami iš debesies.
Vietoje: Ši parinktis leidžia daugiau pritaikyti, nes DMS yra jūsų serveryje, ir jūs neapsiribojate sutarties lygio saugykla. Bet išankstinės išlaidos gali būti bauginančios, IT priežiūra gali būti papildoma, todėl turėsite įdiegti atsarginį protokolą, jei jūsų serveris sugestų.
Hibridas: Šis vietinių ir debesų derinys gali leisti jums naudoti debesį tam tikriems dokumentų tipams, tuo pačiu išvengiant seno turinio, prie kurio nereikia mobiliosios prieigos, perkėlimo.
Pagrindiniai veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti, yra DMS parinktys:
Saugumas: Vienas aspektas yra jūsų galimybė kontroliuoti prieigą ir nustatyti leidimus dokumentams ir failams sistemoje. Svarbu įvertinti, kaip šie failai yra saugiai bendrinami viduje ir išorėje. Kitas aspektas yra saugumo lygis, apsaugantis jūsų duomenis ten, kur jie saugomi. Jei ieškote debesijos sprendimo, įsitikinkite, kad tiekėjo duomenų centrų saugumas yra pakankamas jūsų duomenims apsaugoti ir atitinka visus jūsų pramonės reikalavimus.
Nuskaitymas: Jei skendi popieriuje, raskite sistemą, leidžiančią nuskaityti masinius dokumentų kiekius su automatinio pavadinimų suteikimo ir padavimo funkcijomis. Viena iš galimų savybių, optinis simbolių atpažinimas (OCR), paverčia nuskaitytus dokumentus redaguojamais ir ieškomais failais.
Paieška: Protinga įsitikinti, kad nesvarbu, kaip sistema tvarko jūsų failus, paieškos galimybės leidžia viso teksto raktinius žodžius ieškoti failuose (ne tik pagal pavadinimą).
Prieiga, redagavimas, monitorius: Ar jūsų verslo poreikiai kuriant, pasiekiant ir keičiant dokumentus yra dideli? Peržiūrėdami DMS, pažvelkite į:
- Dokumento ir failo prieigos / leidimo nustatymas, pvz., Ar priskiriami vaidmenys, ar prieiga nustatoma pagal dokumentą, aplanką ar abu, ar galite nustatyti leidimus asmenims ir grupėms?
- Failų bendrinimas / redagavimas, t. Y. Ar yra registracija / išregistravimas, ar gali keli vartotojai redaguoti vienu metu?
- Stebėjimas ir stebėjimas, pvz., Ar galite pamatyti, kas peržiūrėjo dokumentą, ar gaunate veiklos / audito žurnalą, ar galite nustatyti įspėjimus?
- Versijų valdymas, t. Y. Ar galite pamatyti versijų istoriją, kaip sistema užtikrina, kad dirbama su naujausia versija, ar galite pasiekti ankstesnes versijas?
- Kūrimas, surinkimas ir archyvavimas, t. Y. Kokios funkcijos yra dokumento gyvavimo laikotarpiu nuo sukūrimo iki archyvavimo?
Bendradarbiavimas: Kiek vidinio ir išorinio bendradarbiavimo jums reikia, kad įgalintumėte? Nors versijų valdymas, redagavimas ir elektroninis parašas gali būti gana standartinės DMS funkcijos, kai kurios sistemos apima darbo eigą, bendraautorių kūrimą, užduočių valdymą, įspėjimus, pranešimus ir dar daugiau.
Naudotojų draugiškumas: Norite kuo arčiau 100% sistemos pritaikymo. Įsitikinkite, kad įrankiai ir sąsaja yra patogūs ir intuityvūs, kad jūsų komanda galėtų lengvai jais naudotis.
Mobilumas: Jei mobilioji prieiga yra prioritetas, raskite sistemą, suderinamą su visais įrenginiais. Apsvarstykite tą, kuriame yra programa, kuri pakartoja darbalaukio patirtį.
Integracija: DMS pasiūlymuose, kuriuos peržiūrėjome, yra daugybė integravimo galimybių. Žinokite, su kokiomis sistemomis jums reikės jūsų DMS integruoti. Pvz., Jūsų noras vengti failų perkėlimo iš esamos debesies saugyklos, pvz., „Drobox“, „Microsoft Cloud“, „Google“ disko ir kt., Arba poreikis prisijungti prie CRM, turinio valdymo sistemos ar apskaitos programinės įrangos gali paskatinti jūsų tiekėjo sprendimą .
Palaikymas: Kaip ir bet kurios kitos tiekėjo paslaugos atveju, įsitikinkite, kad suprantate, kaip teikiama parama. Daugelis mūsų apžiūrėtų pardavėjų turėjo keletą palaikymo galimybių, įskaitant el. Paštą, internetinius pokalbius ir telefoną, nors valandos kartais buvo ribotos. Kai kurie siūlo palaikymą tik per bilietų sistemą. Pasirinkite tokį, kuris tinka jums reikalingo palaikymo lygiui ir tipui.
Kaina: DMS kaina priklauso nuo pardavėjo ir paslaugos. Kaip minėta anksčiau, vietoje esantis DMS turi didelių išankstinių išlaidų. Tačiau naudodamiesi debesų paslauga, greičiausiai mokėsite mėnesinį ar metinį mokestį, nustatytą kiekvienam vartotojui / mėnesiui arba saugyklos talpai, o papildomos funkcijos gali padidinti išlaidas. Taigi, apsvarstykite savo einamąsias išlaidas ir bet kokius padidėjimus, kurie atsiras, jei jūsų poreikiai padidės.
Redaktoriaus pastaba: ieškote dokumentų valdymo programinės įrangos savo įmonei? Jei norite, kad informacija padėtų išsirinkti jums tinkamiausią, naudokite žemiau pateiktą klausimyną, kad mūsų partneris „BuyerZone“ jums nemokamai pateiktų informaciją:
Ieškodami „Best of“ DMS, kvalifikuotus kandidatus radome keliose kategorijose:
Bendras nugalėtojas, geriausia dokumentų valdymo programinė įranga / sistemos smulkiajam verslui: „eFileCabinet“
„eFileCabinet“ gauna mūsų balsavimą kaip geriausias bendras dokumentų valdymo programinės įrangos / sistemų, skirtų smulkiajam verslui, nugalėtojas. DMS yra tik tai, ką daro „eFileCabinet“. Tai tvirtas pasiūlymas, skatinantis patogumą naudotis, mobilią prieigą, pažangią „niekada nieko neprarasti“ paiešką ir aukštą saugumo lygį.
Argumentai už: Yra daugybė DMS funkcijų, pridedant naujų funkcijų, tokių kaip darbo eiga (šiuo metu galima beta versijoje). Saugumas ir atitikimas yra svarbiausios sritys.
Minusai: Klientų palaikymo tarnyba, nors ir greitai reaguoja telefonu, el. Paštu ar pokalbyje, teikiama tik darbo valandomis. Be to, tai nėra pigiausias DMS variantas; bet ir ne pats brangiausias.
Peržiūrėkite visą mūsų „eFileCabinet“ apžvalgą.
Geriausia nemokama dokumentų valdymo programinė įranga / sistemos smulkiajam verslui: „Zoho Docs“
Nors daugelis DMS pardavėjų siūlo nemokamus bandymus, nemokamos versijos yra retos. Tiems, kuriuos radome, dažnai leidžiama naudoti tik vieną vartotojo abonementą. Siūlome 5 GB saugyklos / vartotojo iki 25 komandos narių nemokamai gauti „Zoho Docs“ pripažinimą kaip geriausia nemokama dokumentų valdymo programinė įranga smulkiojo verslo įmonėms 2018 m.
Argumentai už: „Zoho Docs“ reklamuoja tvirtą saugumą ir atitiktį, turi patogią vartotojo sąsają, internetinius forumus, kuriuose teikiama pagalba, ir daugelį mokamų paslaugų funkcijų, kurias peržiūrėjome.
Minusai: „Zoho“ dokumentai, kaip ir „Google“ dokumentai, turi savo failų formatą. Kai kurie vartotojai pakomentavo, kad darbas su „Word“ dokumentais šioje sistemoje yra sudėtingesnis, nei norėtųsi.
Perskaitykite visą mūsų puslapį „Zoho Docs“ apžvalga .
Geriausia klientų aptarnavimo dokumentų valdymo programinė įranga / sistemos: „eFileCabinet“
„eFileCabinet“ balsuoja kaip geriausia dokumentų valdymo programinė įranga / sistemos, skirtos klientų aptarnavimui 2018 m. Nors ši DVS gali kainuoti šiek tiek daugiau nei kai kurie konkurentai, keliose vartotojų apžvalgose teigiama, kad verta dėl žmonių ir klientų aptarnavimo. Klientų sėkmės komanda įsipareigoja kiekvienam naujam klientui iškart nusipirkti skambutį, kad įsitikintų, jog supranta produktą ir jo įmonė gali juo pasinaudoti.
Argumentai už: Kreipdamiesi į klientų aptarnavimo skyrių, naudodamiesi trimis būdais, t. Y. Pokalbiu, telefonu ir el. Paštu, mes labai greitai išgirdome, o atstovai buvo draugiški, profesionalūs ir paslaugūs.
Minusai: Klientų palaikymas teikiamas tik darbo valandomis (nuo 8 iki 17 val. MT) nuo pirmadienio iki penktadienio.
Peržiūrėkite visą mūsų „eFileCabinet“ apžvalgą.
kokios ūgio Reičelė Levin
Geriausia dokumentų valdymo programinė įranga / sistemos, skirtos bendradarbiavimui: „SharePoint“
„SharePoint“, „Microsoft“ DMS, apima daugybę funkcijų, kurios domina įmones ar komandas, kurioms reikia efektyvaus bendradarbiavimo. Sukurta siekiant „įgalinti komandinį darbą“ ir „sklandų bendradarbiavimą visoje organizacijoje“, „SharePoint“ yra mūsų geriausia dokumentų valdymo programinė įranga / sistemos, skirta bendradarbiauti 2018 m.
Argumentai už: Kaip „Microsoft“ produktas, „SharePoint“ teikia aukšto lygio saugumą ir klientų palaikymą su įvairiais kainų taškais. Pajėgumai atrodo beveik begaliniai, atsižvelgiant į visą „Microsoft“ pasiūlymų rinkinį, su kuriuo „SharePoint“ integruojamas.
Minusai: Daugelis apžvalgų rodo, kad norint visapusiškai išnaudoti „SharePoint“ patirtį, reikia pritaikyti. Tai gali padaryti sprendimą per daug laiko reikalaujančiu ir brangiu mažoms įmonėms.
Peržiūrėkite visą mūsų „SharePoint“ apžvalgą.
Geriausia dokumentų valdymo programinė įranga / sistemos advokatų kontoroms: „M-Files“
Kadangi advokatų kontoros tvarko daugybę dokumentų, kurių didžiojoje dalyje yra konfidenciali ir neskelbtina informacija, reikia pasirinkti papildomus DMS pasirinkimo aspektus. Pagal „ABA Journal“ straipsnį „ Čia yra teisinis dokumentų valdymo programinės įrangos trūkumas , „dokumentų valdymo komponentų praktikos valdymo programinėje įrangoje, kurią šiuo metu naudoja advokatų kontora, gali pakakti savarankiškoms praktikoms ar mažoms įmonėms praktikos srityse, kuriose nėra daug dokumentų. Tačiau mažoms įmonėms, tvarkančioms didžiulius dokumentų kiekius, rasti labai atskirą sistemą, kuri galėtų gerai integruotis į jūsų esamą praktikos valdymo ir apskaitos programinę įrangą. Dėl savo novatoriškos technologijos, saugumo, duomenų atitikties palaikymo ir integravimo galimybių mūsų geriausia dokumentų valdymo programinė įranga / sistemos advokatų kontoroms yra „M-Files“.
Argumentai už: Be tvirtų DMS funkcijų, tokių kaip nuskaitymo galimybės, OCR organizavimui ir paieškai bei prieigos kontrolė, ši technologija advokatų kontoroms siūlo sutarčių patvirtinimo darbo eigą ir palaiko „eDiscovery“.
Minusai: „M-Files“ nesiūlo iš anksto sukonfigūruotų paketų, nes kai kurie konkurentai tai daro, todėl sunku įvertinti, kiek kainuos maža advokatų kontora, norėdama gauti reikalingas funkcijas. Sprendimai pritaikomi kiekvienam klientui, o kainos prasideda nuo 2 000 USD per metus.
Perskaitykite užpildytą „M-Files“ apžvalgą.
Kitos dokumentų valdymo paslaugos
Be tų, kuriuos pasirinkome „Best Of“ kategorijose, yra ir kitos įmonės, kurias peržiūrėjome:
Dokmee apibūdina jo pasiūlymą kaip saugią, lengvai naudojamą dokumentų valdymo sistemą, skirtą įvairiems tikslams, įskaitant dokumentų surinkimą ir saugojimą, paiešką ir paiešką bei dalijimąsi failais.
Asite dokumentų valdymo rinkinį architektūros, inžinerijos ir statybos įmonės naudoja darbo eigai, informacijos valdymui ir pasaulinių standartų laikymuisi.
„DocuWare Cloud“ skaitmenizuoja popieriaus procesus, leidžia konfigūruoti pasirinktines darbo eigas ir integruojasi su ERP, CRM ir kitomis sistemomis.
„Adobe Document Cloud“ apima „Acrobat DC“, skirtą PDF produktyvumui, ir „Adobe Sign“, skirtą integruotam el. pasirašymui.
„Hightail“ verslas , anksčiau buvęs „YouSendIt“, sudaro jų failų dalijimosi ir kūrybinio bendradarbiavimo pasiūlymai.
„Ascencio ONLYOFFICE“ teikia internetinius dokumentų redaktorius ir produktyvumo verslo įrankius per „Cloud“ ar privatų tinklą.
„Alfresco One“ iš „Alfresco Software, Inc.“ yra „Enterprise Content Management“ (ECM) platforma, apimanti dokumentų valdymą, bendradarbiavimą ir procesų automatizavimą.
Metodika
Norėdami susiaurinti savo DMS pasiūlymų sąrašą, mes panaudojome išsamią paieškos terminų apžvalgą, socialines tendencijas ir žiniatinklio tyrimus. Apklausėme klientų aptarnavimo specialistus, kurie turi DMS naudojimo patirties ir padeda klientams priimti sprendimus dėl turinio valdymo ar programinės įrangos pirkimo. Susiaurinę mūsų pasirinkimą, mes peržiūrėjome kiekvienos įmonės svetainę ir žiūrėjome demonstracines versijas arba užsiregistravome bandymams, ir palyginome pasiūlymus, susijusius būtent su paslaugos tipu, kainodara, klientų aptarnavimu, masteliu, funkcionalumu, naudojimo patogumu, klientų atsiliepimais, verslo ir technologijų svetaine. apžvalgos ir apdovanojimai. Dėl bet kokios trūkstamos informacijos susisiekėme su įmone. Šiame procese mes ne tik užpildėme informacijos spragas, bet ir įvertinome jų reagavimo greitį bei kruopštumą.
Redakcijos atskleidimas: Inc. šiame ir kituose straipsniuose rašo apie produktus ir paslaugas. Šie straipsniai yra redakciniu požiūriu nepriklausomi - tai reiškia, kad redaktoriai ir žurnalistai tiria ir rašo apie šiuos produktus be jokios rinkodaros ar pardavimo skyrių įtakos. Kitaip tariant, niekas nesako mūsų žurnalistams ar redaktoriams, ką rašyti, arba į straipsnį įtraukti kokią nors konkrečią teigiamą ar neigiamą informaciją apie šiuos produktus ar paslaugas. Straipsnio turinį visiškai pasirenka žurnalistas ir redaktorius. Tačiau pastebėsite, kad kartais į straipsnius įtraukiame nuorodas į produktus ir paslaugas. Skaitytojams spustelėjus šias nuorodas ir įsigijus šiuos produktus ar paslaugas, Inc gali būti kompensuojama. Šis el. Prekyba pagrįstas reklamavimo modelis, kaip ir kiekvienas kitas skelbimas mūsų straipsnių puslapiuose, neturi jokios įtakos redakcijos aprėpčiai. Žurnalistai ir redaktoriai tų nuorodų neprideda ir jų netvarkys. Šie skelbimai, kaip ir kiti, kuriuos matote „Inc“, palaiko nepriklausomą žurnalistiką, kurią rasite šioje svetainėje.
Redaktoriaus pastaba: ieškote dokumentų valdymo programinės įrangos savo įmonei? Jei norite, kad informacija padėtų išsirinkti jums tinkamiausią, naudokite žemiau pateiktą klausimyną, kad mūsų partneris „BuyerZone“ jums nemokamai pateiktų informaciją:
Redaktoriaus pastaba: ieškote dokumentų valdymo programinės įrangos savo įmonei? Jei norite, kad informacija padėtų išsirinkti jums tinkamiausią, naudokite žemiau pateiktą klausimyną, kad mūsų partneris „BuyerZone“ jums nemokamai pateiktų informaciją:
Redakcijos atskleidimas: Inc. šiame ir kituose straipsniuose rašo apie produktus ir paslaugas. Šie straipsniai yra redakciniu požiūriu nepriklausomi - tai reiškia, kad redaktoriai ir žurnalistai tiria ir rašo apie šiuos produktus be jokios rinkodaros ar pardavimo skyrių įtakos. Kitaip tariant, niekas nesako mūsų žurnalistams ar redaktoriams, ką rašyti, arba į straipsnį įtraukti kokią nors konkrečią teigiamą ar neigiamą informaciją apie šiuos produktus ar paslaugas. Straipsnio turinį visiškai pasirenka žurnalistas ir redaktorius. Tačiau pastebėsite, kad kartais į straipsnius įtraukiame nuorodas į šiuos produktus ir paslaugas. Skaitytojams spustelėjus šias nuorodas ir įsigijus šiuos produktus ar paslaugas, Inc gali būti kompensuojama. Šis el. Prekyba pagrįstas reklamavimo modelis, kaip ir kiekvienas kitas skelbimas mūsų straipsnių puslapiuose, neturi jokios įtakos redakcijos aprėpčiai. Žurnalistai ir redaktoriai tų nuorodų neprideda ir jų netvarkys. Šis reklaminis modelis, kaip ir kiti, kuriuos matote „Inc“, palaiko nepriklausomą žurnalistiką, kurią rasite šioje svetainėje.
