Pagrindinis Namų Verslas 5 patarimai, kaip vesti virtualų susitikimą

5 patarimai, kaip vesti virtualų susitikimą

Jūsų Horoskopas Rytojui

Kol dar nesame valdyti humanoidinius robotus patogiai mūsų namuose, kaip ir 2009 m. filmo veikėjai Surogatai , vis dažniau mūsų kasdienis bendravimas - tiek profesionalus, tiek asmeninis - vykdomas virtualiomis priemonėmis.

Kadangi verslo savininkai virtualius įvykius laiko ekonomišku metodu, siekiančiu daugybę tikslų, įskaitant internetinius seminarus, mokymus ir konferencijas, svarbu užtikrinti, kad veiksminga komunikacija nebūtų prekiaujama taupant apatines linijas. Nors mažai tikėtina, kad virtualūs susitikimai visiškai pakeis poreikį verslininkams susitikti asmeniškai, jų priėmimas ir patogumas gali padėti padidinti jūsų verslo produktyvumą. Tačiau virtualūs susitikimai nėra idealūs kiekvienoje situacijoje, todėl svarbu žinoti, kada ir kaip naudoti šią technologiją.

Donna Dennis, „Leadership Solutions Consulting“ prezidentė, programos kūrėja ir vedėja Amerikos vadybos asociacija trijų dienų seminaras Vadovaujančios virtualios ir nuotolinės komandos , sako, kad technologija tapo pagrindiniu dėmesiu; kai kur tarp žmonių „BlackBerries“ ir el. pašto, daugelis lyderių prarado santykius. 'Dabar pagrindinis dėmesys skiriamas užduočių, santykių ir technologijų valdymui', - sako Dennisas, kuris išsamiau pasakoja apie savo būsimą knygą Žinių valdymas ir e. Mokymasis.

Lee E. Milleris, įtakingas treneris ir knygos autorius UP: Įtaka, galia ir U perspektyva: menas gauti tai, ko nori , priduria: „Didžiausia žmonių daroma klaida yra prielaida, kad paveikti, kai susitinkate akis į akį, yra tas pats, kas paveikti, kai bendraujate virtualiai. Tai ne. Taisyklės skiriasi, nes žmonės bendrauja skirtingai, kai bendrauja virtualiai “.

Štai keletas patarimų, kurie padės jums sėkmingai surengti virtualų susitikimą.

5 patarimai, kaip surengti virtualų susitikimą: kaip pasiruošti

„Pirmas dalykas, kurį darome prieš nuspręsdami, kokių technologijų ir programinės įrangos reikės, yra nuspręsti, kas yra dalyvaujanti auditorija ir kokia informacija dalijamasi“, - sako Drew Bowersas, Deitono universiteto Tyrimų instituto Žmogaus veiksnių grupės tyrimų psichologas. 'Mes nustatėme, kad vedėjams geriausia susiplanuoti savo duomenis ar pristatymą pagal aplinką, kurioje jie bus pristatomi, arba pasirinkti geriausią aplinką, kad atspindėtų jų turimus duomenis'. Bowersas sako: „Negalite paprasčiausiai surengti pristatymo, kurį davėte prieš tiesioginę auditoriją konferencijoje, ir mesti jį į vaizdo monitorių, skirtą virtualiajai auditorijai, ir tikėtis tų pačių rezultatų, nes esate ribotas , kaip galite bendrauti su virtualia auditorija.

inlinebuyerzonewidget
Dennisas pabrėžia, kad planuodami susitikimą fizinėje vietoje, galite būti labiau atsainiai žiūrėdami į susitikimo darbotvarkę ir pateikdami medžiagą. Jūs taip pat turite pranašumą, kad dalyviai būtų greitesni prieškambaryje, prie kavos aparato ir pan. Tačiau norint sėkmingą virtualų susitikimą reikia iš anksto pasiruošti daug daugiau. „Colaric“ rekomenduoja virtualius susitikimus planuoti iš anksto. „Iš anksto išsiųskite darbotvarkę, kurkite vaizdus, ​​kad sustiprintumėte savo pranešimą, ir persiųskite juos visiems prieš susitikimą, pakvieskite kiekvienos komandos narius, kurie turi dalyvauti“, - sako ji.

Be to, būtinai atsiųskite prisijungimo informaciją (prieigos kodus, URL ir skambinimo numerius) bent prieš dieną, kad dalyviai galėtų išbandyti bet kokį reikalingą programinės įrangos atsisiuntimą. Taip pat galite paprašyti dalyvių prisijungti bent 15 minučių prieš pradedant išbandyti ryšį, siūlo Laura Stack, laiko valdymo mokymo įmonės „The Productivity Pro“ autorė ir prezidentė. Atlikite vardinį pokalbį ir patikrinkite, ar viskas veikia. Peržiūrėkite laiko juostą. Pateikite metodą, kaip jus pasiekti neprisijungus, jei ekspertų grupė susidurs su problemomis, sako Stackas.

Pastaba: Jei jūs vedate vieną vedėją su didele auditorija, derėtų paskirti vedėją, kuris padėtų pagrindiniam vedėjui. Vedėjas gali padėti dalyviams spręsti techninius klausimus, taip pat stebėti visus iškylančius pokalbio klausimus. Jei vedėjas bandys perskaityti pokalbio klausimus, sulėtėja pristatymo eiga.

„Dig Deeper“: naujas „iMeet“ vaizdo konferencijos įrankis

5 patarimai, kaip surengti virtualų susitikimą: techninės priemonės ir reikalavimai

Internetinių susitikimų technologijų grožis yra tas, kad net naujausia, plikų kaulų operacija gali ja naudotis. Viskas, ko reikia, yra interneto ryšys, garsas (iš kompiuterio garsiakalbių, mikrofono ar telefono) ir internetinė kamera (atskira arba integruota su jūsų monitoriumi / nešiojamuoju kompiuteriu). Didesnėms grupėms taip pat gali prireikti projekcinio ekrano ar didelio televizoriaus monitoriaus.

Rinkdamiesi paslaugą, galvokite apie „mažą“, sako Susan Colaric, Sent Leo universiteto (Floridoje, Sent Leo) vadovo pavaduotoja mokomųjų technologijų klausimais. Veiksmingiausios internetinės konferencijos yra tos, kuriose naudojama tik reikalinga technologija. KIS-; būk paprastas; yra geriausias būdas priversti žmones susitelkti ties jūsų žinia, o ne į technologijas “. Kai kurie internetiniai interneto produktai yra „Adobe Acrobat Connect“ , „GoToMeeting“ , „Microsoft Office Live Meeting“ ir „WebEx“ .

Verslininkai taip pat turi nepamiršti, kad ne visos vaizdo konferencijų sistemos veiks kartu. Prieš susitikimą išbandykite visų svetainių ryšį, kad išvengtumėte gaišimo ir techninių nesklandumų. „Bandymas viename gale naudoti analoginę vaizdo sistemą, kitame - skaitmeninę sistemą, gali sukelti daugybę problemų, o netgi skaitmeninės ir skaitmeninės konferencijos gali būti problemiškos, jei senesnę programinę įrangą reikia atnaujinti, kol ji galės kalbėti“. „naujesnė programa“, - sako Bowersas.

Kasti giliau: nėra „Fly Fly“ zonos: virtualūs susitikimai

Lavell Crawford grynoji vertė 2018 m

5 patarimai, kaip surengti virtualų susitikimą: būkite susikaupę

Rickas Maureris, knygos autorius Už pasipriešinimo sienos ir Kodėl nenorite to, ko noriu? pataria vartotojams pašalinti trukdžius. Virtualių susitikimų privalumas yra galimybė juos rengti beveik bet kur; virtualių susitikimų trūkumas yra ir galimybė juos rengti beveik bet kur. Internetinių susitikimų dalyviai gali paskambinti arba prisijungti iš vietos kavinės, oro uosto holų, namų biurų ir kt. Norėdami sumažinti foną ar „kelio triukšmą“ (nenorite, kad jūsų vaikas, augintinis ar skambantys telefonai taptų dėmesio centre), galite pasirinkite „nutildyti visus dalyvius ir klausinėti tik per pokalbių langelį“, - sako Stackas.

Maureris taip pat nepataria bandyti išspausti kelių dalykų į vieną susitikimą. „Atkreipkite dėmesį į vieną ar dvi temas. Jei turite uždengti daugiau daiktų, tada duokite žmonėms laiko pasitempti, padaryti pertrauką vonios kambaryje ar papildyti kavą. Kiekvienas susitikimo segmentas turi būti trumpas - ne ilgiau kaip 30 minučių. “

Pastaba: Dryžuoti marškiniai nėra gerai perduodami fotoaparatu, taip pat nėra didelių, blizgančių papuošalų. Abu jie gali vizualiai išblaškyti. Stenkitės, kad jūsų kūno judesiai būtų kuo mažesni, nes per didelis judesys iš tikrųjų gali pabloginti vaizdo kokybę.

Kask giliau: Susitikimas internete: kokius įrankius naudoti?

5 patarimai, kaip surengti virtualų susitikimą: etiketas

kiek metų yra Sidnėjaus parkas

„Raktas į sėkmingą vaizdo konferenciją ar susitikimą telefonu yra prisiminti, kad esate susitikime“, - pabrėžia Colaric. „Skirkite visą dėmesį dalyviams, kaip ir tuo atveju, jei būtumėte viename kambaryje. Nesiblaškykite el. Paštu, naršydami internete ar rašydami žinutes. Stenkitės nevalgyti ir negerti, kad būtumėte pasirengę, jei jums bus pateikti klausimai “.

Gera nykščio taisyklė? „Colaric“ sako: „Eidami į kambarį visada manykite, kad mikrofonai jau veikia į kitas vietas! Tai padeda išvengti bet kokio pašalinio pokalbio prieš susitikimą transliacijos, kai to galbūt nenorite. “

Ji taip pat pabrėžia, kad vaizdo konferencijų susitikimai iš tikrųjų turėtų judėti šiek tiek lėčiau nei įprasti susitikimai, nes daugumos sistemų bendravimas užtrunka nuo dviejų iki trijų sekundžių. Jei vadovaujate susitikimui, įsitikinę, kad uždavus klausimą pakanka pauzių. Jei esate dalyvis, prieš kreipdamiesi į grupę atkreipkite dėmesį į save, signalizuodami ranka arba sakydami „klausimas“ ar „komentaras“, tada palaukite kelias sekundes, kol tęsite.

Dalyviai taip pat turėtų užmegzti akių kontaktą žiūrėdami į kamerą. Tai padarys dalyvių pokalbį natūralesnį. Toliau pateikiamas greitas etiketo apgaulės lapas:

8 vaizdo įrašų konferencijų etiketo užduotys

Būkite mandagus kitiems dalyviams
Ar kalbėti aiškiai
Ar kūno judesiai yra minimalūs
Judėkite ir gestikuliuokite lėtai ir natūraliai
Palaikykite akių kontaktą žiūrėdami į kamerą
Apsirenkite tinkamai
Padarykite sesiją animuotą
Būk savimi ir linksminkis!

7 vaizdo konferencijų etiketo trūkumai

Neskelbkite blaškančių garsų
Nešauk
Nedarykite blaškančių judesių
Nenutraukite kitų garsiakalbių
Nevykdykite šalutinių pokalbių
Negalima dėvėti „triukšmingų“ papuošalų
Neuždenkite mikrofono

Šaltinis: Šv. Leo universiteto informacinių technologijų biuras

Pastaba: Jei jūsų „dong“ verslas veikia visame pasaulyje, peržiūrėkite tokias svetaines kaip executiveiveplanet.com ir kissbowshakehands.com informacijos apie tarptautinio verslo etiketą.

Kaskite giliau: „Virtual Company“ atvejis ir planas

5 patarimai, kaip surengti virtualų susitikimą: dalyvių įtraukimas

Dennisas sako, kad virtualiuose susitikimuose yra tendencija pradėti tiesiai į užduotį, o tai gali neigiamai paveikti santykių kūrimą. Ji rekomenduoja įveikti ledą apeinant „virtualų“ kambarį ir paprašius visų prisistatyti ir pasidalinti savo savaitgaliu ar pasikalbėti apie tai, ko jie laukia, kad į procesą būtų įtrauktas socialinis elementas. „Viskas, ką galite simuliuoti susidūrę akis į akį, yra gerai“.

Stackas sako, kad paskatinti dalyvius pateikti savo klausimus šia tema prieš prasidedant programai. Ji taip pat rekomenduoja kitus auditorijos įtraukimo į internetinį seminarą metodus, pavyzdžiui, apklausą ar užduoti klausimą ir atsakyti į pokalbį.

„Colaric“ siūlo dažnai užduoti klausimus, kad pritrauktų nuotolinius dalyvius ir palaikytų asmeninį ryšį. Tačiau, pabrėžia ji, aiškiai pasakykite savo klausimus. „Užduokite konkrečiam asmeniui konkretų klausimą. Uždavus atvirus klausimus didelei nutolusiai auditorijai, dažnai bus „negyvas oras“, o tada vienu metu kalbės keli žmonės “.

Gilinkis giliau: kaip bendrauja virtuali įmonė

kokio ūgio yra imbieras zee

Redaktoriaus pastaba: ieškote vaizdo konferencijų savo įmonei? Jei norite, kad informacija padėtų išsirinkti jums tinkamiausią, naudokite žemiau pateiktą klausimyną, kad mūsų partneris „BuyerZone“ jums nemokamai pateiktų informaciją:

Redakcijos atskleidimas: Inc. šiame ir kituose straipsniuose rašo apie produktus ir paslaugas. Šie straipsniai yra redakciniu požiūriu nepriklausomi - tai reiškia, kad redaktoriai ir žurnalistai tiria ir rašo apie šiuos produktus be jokios rinkodaros ar pardavimo skyrių įtakos. Kitaip tariant, niekas mūsų žurnalistams ar redaktoriams nesako, ką rašyti, arba į straipsnį įtraukti kokią nors konkrečią teigiamą ar neigiamą informaciją apie šiuos produktus ar paslaugas. Straipsnio turinį visiškai pasirenka žurnalistas ir redaktorius. Tačiau pastebėsite, kad kartais į straipsnius įtraukiame nuorodas į šiuos produktus ir paslaugas. Skaitytojams spustelėjus šias nuorodas ir įsigijus šiuos produktus ar paslaugas, Inc gali būti kompensuojama. Šis el. Prekyba pagrįstas reklamavimo modelis, kaip ir kiekvienas kitas skelbimas mūsų straipsnių puslapiuose, neturi jokios įtakos redakcijos aprėpčiai. Žurnalistai ir redaktoriai tų nuorodų neprideda ir jų netvarkys. Šis reklaminis modelis, kaip ir kiti, kuriuos matote „Inc“, palaiko nepriklausomą žurnalistiką, kurią rasite šioje svetainėje.