Ar samdote asmeninius padėjėjus, kurie sutaupyti ar laikas jums kainuoja?
Neseniai aš pakviečiau trisdešimt penkis savo geriausius verslo koučingo klientus į privačią rekolekcijas Jackson Hole mieste, Vajominge, kur aš gyvenu. Kai kas manęs paklausė, diskutavome apie įvairius lyderystės aspektus - būdus, kaip verslo savininkai gali sukurti strateginius pranašumus ir proveržio rezultatus sau ir savo įmonėms. laiko planavimas .
Šis klausimas paskatino gyvą pokalbį apie geriausius būdus, kuriuos kiekvienas iš mūsų radome, kad pasitelktume laiką. Ir paaiškėjo, kad nepaprastai sėkmingi verslininkai, kuriuos turėjome toje patalpoje, prarado brangų laiką, nes jų padėjėjai nebuvo pakankamai pajėgūs ar pakankamai įgalioti atlikti jiems reikalingą darbą. Taigi pradėjau kalbėti apie tai, kaip svarbu priimti jūsų poreikius geriausiai atitinkančius padėjėjus - ir ką jūs galite padaryti, kad padėtumėte jiems jums padėti.
Per dvidešimt penkerius metus skirtingose įmonėse ir skirtinguose miestuose turėjau asistentų, kurie dirbo mano biure, padėjėjų, kurie dirbo nuotoliniu būdu, bet vietoje, ir padėjėjų, kurie dirbo pažodžiui tūkstantį mylių nuo manęs. Proceso metu atradau, kad padėjėjų yra tikrai keturi lygiai. Tai, kad reikiamas padėjėjo samdymas yra labai svarbus norint panaudoti laiką.
1 lygis: Goferis
Šios pirmosios pakopos padėjėjai reikalauja tiesioginių nurodymų ir atidžios priežiūros. Jie gali objektus perkelti iš taško A į tašką B. Jie gali siųsti el. Laiškus jūsų vardu, kai tiksliai nurodoma, ką rašyti. Jie gali atlikti transkripcijas ir nuskaityti dokumentus bei paduoti tuos dokumentus į aplankus pagal jūsų nurodymus. Su goferiais jūs nurodote jiems nurodymus kiekviename žingsnyje
Taigi jūs sutaupote kai kurie laikas - juk tavo goferis yra tas, kuris iš tikrųjų yra darymas užduotis - bet, iš tikrųjų, jūs turite atlikti visą jų mąstymą. Tai nustato griežtą laiko ribą, kurią galite iš tikrųjų panaudoti dirbdami su goferiu.
Tai akivaizdžiai nėra tas asmeninis asistentas, kurį turėtumėte samdyti.
2 lygis: Administracinis padėjėjas
Administracinis asistentas arba „administratorius“ yra kažkas, kuris gali gerai atlikti daugelį užduočių, jei tik jiems yra nustatytas aiškus procesas ir šios užduotys yra toli nuo to, ko jie tikisi ar ką jie įprato tvarkyti .
Geros naujienos yra tai, kad administratoriai yra žymiai savarankiškesni nei goferiai. Administratoriai tikrai gali padėti išnaudoti jūsų laiką, jei jie laikosi žinomų procesų ir procedūrų, kad gautų žinomus rezultatus. Jie pasižymi konkrečiomis, apibrėžtomis užduotimis.
Tačiau jiems kyla problemų, kai viskas tampa dviprasmiška - kai jų prašoma atlikti užduotis, kai sėkmė nėra garantuota. Jie išsigąsta dėl netvarkos. Jie išsigąsta dėl klaidos. Nes jie žino, kad už savo klaidas bus atsakingi. Jie gali patekti į bėdą. Tai jie nenoriai naudojasi savo nuožiūra.
Taigi administratoriai gali padėti panaudoti žymiai daugiau jūsų laiko nei gofai, tačiau jie vengs atlikti užduotis, kur pagalba galėtų būti vertingiausia.
3 lygis: vykdomasis padėjėjas
Iano garbinimo žmona Pamela Gallardo
Vykdomųjų padėjėjų neabejoja netikrumas. Jie gali atlikti neaiškią užduotį ir iš tikrųjų pagal tam tikras ribas išsiaiškinti, kaip tai padaryti. Jie gali tvarkyti užduotis, kurios yra eskizuota užuot buvęs sukonstruotas.
Inžinerinės užduotys - rūšies užduotys, su kuriomis administracijos padėjėjai jaučiasi patogiausiai, yra tikrai gerai apdorojamos. Būtini veiksmai yra aiškiai išdėstyti iš anksto.
Priešingai, kai duodate vadovo padėjėjui nubrėžtą užduotį, paprastai sakote maždaug taip: Štai ką aš bandau pasiekti. Čia yra pora kintamieji žaidžiant. Štai keletas dalykų, į kuriuos galbūt norėsite atsižvelgti . Tu išsiaiškinti likusius . “
Vadovo padėjėjas yra labai savarankiškas; jiems tiesiog reikia padėti suprasti jūsų užklausų kontekstą. Jiems reikia tam tikros bazinės informacijos, kad jie galėtų priimti gerus sprendimus jūsų vardu. Jiems reikia, kad jūs praneštumėte apie savo lūkesčius ir pageidavimus.
Pavyzdžiui, kalbėdami apie keliones, norėtumėte jiems pranešti, kokiomis sąlygomis norite pereiti į aukštesnės klasės lėktuvų paslaugas, kokie viešbučiai jums patinka ir kokiuose rajonuose norite apsistoti.
Tas kontekstas taip pat gali būti daug gilesnis. Savo ruožtu man patinka, kad mano pašto dėžutė būtų mano vadovo padėjėja. Iš dalies tai naudinga, nes sumažina el. Laiškų, kuriuos turiu tvarkyti, skaičių: jei per dieną gaunu šimtą el. Laiškų, sakyčiau, kad mano vadovo padėjėjas juos tvarko, perskirsto ar ištrina apie penkiasdešimt septyniasdešimt.
Tačiau ją turėti yra taip pat naudinga, nes ji mato mano verslo kontekstą. Kadangi ji žino, ką ir su kuo dirbu, gali priimti geresnius sprendimus dėl to, kas turėtų susitikti su manimi. Pavyzdžiui, jei ji mato, kad aš keičiuosi su Joe daugybe el. Laiškų apie konkretų projektą, o tada Joe paprašo susitikimo ir sako, kad tai turi įvykti iki tam tikro termino, ji gali nustatyti, kad projektas yra tikrai svarbus aš ir kad susitikimas tikriausiai taip pat yra. Taigi ji imsis iniciatyvos surengti tą susitikimą man ir tiesiog numes man užrašą apie tai “. Joe sakė, kad jam tikrai reikia susitikti su jumis prieš šį terminą, todėl aš jį sutalpinau pusvalandžiui, nuo 2:45 iki 3:15 . “
Vykdomieji padėjėjai gali tikrai padėti jums išnaudoti laiką, jei tik suteikiate jiems gerą kontekstą.
4 lygis: štabo viršininkas arba Vykdomasis pareigūnas
Pagaliau turime štabo viršininką arba, kariuomenėje, vykdomąjį pareigūną. Šis asistentas yra tarsi asmeninis COO jūsų verslo veiklai. Jie supranta jūsų tikslus. Jie žino, kas yra visi pagrindiniai žaidėjai. Jie sugeba patys pasiekti rezultatų, tuo pačiu atimdami didelę ar net didesnę administracinę naštą nuo jūsų pečių.
Personalo vadovas imsis iniciatyvos ir iš tikrųjų imsis tolesnių veiksmų ir patikrins jūsų tiesiogines ataskaitas jūsų vardu. Administracinis ar vykdomasis padėjėjas posėdyje gali užrašyti pastabas, o jūsų personalo vadovas pastebės dalykus, kuriuos reikia stebėti, ir patys atliks tolesnius veiksmus. Jūsų personalo vadovas imsis po susitikimo grįžti atgal į Cindy ir įsitikinti, kad ji iš tikrųjų atidavė tuos keturis daiktus, o po dviejų dienų vėl patikrins, kaip jai sekasi.
Deja, dauguma žmonių samdo goferius ir administracinius padėjėjus - žmones, kurie gali padėti tik atlikdami aiškiai išdėstytas užduotis. Tačiau kaip verslo savininkai, dauguma iš mūsų nėra per daug orientuoti į procesą; mes gyvename neryškesniame pasaulyje. Taigi mums tikrai reikia bent jau vadovo padėjėjo, kuris galėtų spręsti dviprasmiškesnes situacijas.
Nors personalo vadovai yra puikūs, juos paprastai rasite tik vidutinio kapitalo įmonėse ir didesnėse įmonėse. Jei turite mažesnę įmonę, tikriausiai savo komandoje turėsite personalo vadovo tipą, bet jie nebus skirti tik jums. Jie gali vykdyti jūsų operacijas, arba, jei jūsų verslas yra šiek tiek didesnis, jie gali būti jūsų generalinis direktorius.
Taip pat svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad šie pavadinimai yra savavališki. Daugybė žmonių, vadinamų „vykdomaisiais padėjėjais“, iš tikrųjų yra tik goferiai. Daugybė žmonių, pasamdytų goferiais, iš tikrųjų dirba vadovų padėjėjų lygiu. (Pastarasis ypač paplitęs pramogų pasaulyje.)
Taigi, galvodami apie kito asistento samdymą, apsvarstykite, kokio tipo asistento jums reikia. Kad ir ką nuspręstumėte, interviu metu būtinai ieškokite tų savybių.
Galiausiai, premijinis patarimas: samdykite žmogų, turintį šiek tiek daugiau galimybių, nei manote, kad jums reikės. Juk norite, kad jūsų įmonė augtų, ar ne?
Jei jums patiko mano pasidalytos idėjos, raginu atsisiųsti nemokamą mano naujausios knygos egzempliorių, Kurkite verslą, o ne darbą . Paspauskite čia gauti išsamią informaciją ir gauti nemokamą kopiją.
