Pagrindinis Elektroniniu Paštu 25 patarimai, kaip tobulinti el. Pašto etiketą

25 patarimai, kaip tobulinti el. Pašto etiketą

Jūsų Horoskopas Rytojui

Interneto amžiuje , galite atsidurti spustelėję „atsakyti“, surašę greitą atsakymą ir paspaudę „siųsti“, neduodami tiek daug minties apie ką tik parašytą. Tačiau ekspertai sutinka, kad jūsų elgesys el. Paštu gali sabotuoti jūsų reputaciją tiek asmeniškai, tiek profesionaliai. Inc.com susisiekė su keletu patyrusių pramonės el. Pašto ekspertų ir paprašė juos pasvarstyti, kaip patobulinti jūsų el. Pašto etiketą.

1. Aptarkite tik viešuosius reikalus. Mes visi girdėjome istorijas apie „privatų“ el. Laišką, kuris galiausiai buvo perduotas visai įmonei, o kai kuriais atvejais ir visam internetui. Vienas iš svarbiausių dalykų, į kuriuos reikia atsižvelgti kalbant apie el. Pašto etiketą, yra tai, ar jūsų diskutuojamas klausimas yra viešas, ar apie ką reikėtų kalbėti už uždarų durų. Paklauskite savęs, ar aptariama tema yra tai, ką norėtumėte parašyti ant įmonės firminių blankų ar paskelbti skelbimų lentoje, kad visi pamatytų prieš spustelėdami „siųsti“. - Judith Kallos ,
autorius Paprastas el. Pašto etiketas, „El. Paštas: vadovas“ ir „El. Paštas: gerai parašykite“ vadovas

2. Trumpai prisistatykite. Nemanykite, kad asmuo, gaunantis jūsų el. Laišką, žino, kas jūs esate, ar prisimena susitikęs su jumis. Jei abejojate, ar gavėjas atpažįsta jūsų el. Pašto adresą ar vardą, pateikite paprastą priminimą, kas jūs esate su asmeniu, su kuriuo kreipiatės; oficiali ir išsami savo biografija nėra būtina. - Peggy Duncan , asmeninio produktyvumo ekspertas ir autorius Užkariaukite el. Pašto perkrovą naudodami geresnius įpročius, etiketą ir „Outlook 2007“

Redaktoriaus pastaba: ieškote savo įmonės el. Pašto rinkodaros paslaugų? Jei norite, kad informacija padėtų išsirinkti jums tinkamiausią, naudokite žemiau pateiktą klausimyną, kad mūsų partneris „BuyerZone“ jums nemokamai pateiktų informaciją:



3. Negalima „piktintis el. Paštu“. El. Laiškų siuntimas su blogomis naujienomis, kliento ar pardavėjo atleidimas, pykčio reiškimas, kažkieno priekaištavimas, kitų žmonių niekinimas el. Laiškuose (ypač jei apie viršininką sakote ne ką geresnį). Kadangi el. Paštas gali atrodyti toks neoficialus, daugelis žmonių patenka į šias pinkles. Visada atminkite, kad el. Pašto susirašinėjimas trunka amžinai. - Lindsey Pollak , karjeros ir darbo vietos ekspertas, el. pašto etiketo konsultantas ir autorius Iš koledžo į karjerą

4. Saikingai naudokite šauktukus. Didžiausias šauktukų skaičius verslo el. Laiške? Vienas. Priešingu atveju rizikuojate atrodyti vaikiškai ir neprofesionaliai. - Pollakas

5. Būkite atsargūs su konfidencialia informacija. Susilaikykite nuo konfidencialios informacijos el. Laiškuose aptarimo, pvz., Kieno nors mokesčių informacijos ar labai jautraus verslo sandorio informacijos. Jei el. Paštas patektų į netinkamo asmens rankas, jums gali kilti rimtų - net teisėtų - padarinių. - Peteris Postas , Burlingtono Vermonte įsikūrusio Emily Post instituto, kuris siūlo etiketo patarimus ir atsakymus į tokius manieros klausimus kaip vestuvių etiketas, auklėjimo problemos ir stalo manieros, direktorius.

6. Atsakykite laiku. Nebent dirbate naudodamiesi tam tikrais avariniais pajėgumais, nebūtina būti pasiekiamiems iškart, kai gaunamas el. Laiškas. Atsižvelgiant į el. Pašto pobūdį ir siuntėją, atsakymas yra priimtinas per 24–48 valandas. - Duncanas

7. Susilaikykite nuo vienos linijos siuntimo. „Ačiū“ ir „O, gerai“ jokiu būdu nepadeda tęsti pokalbio. Nedvejodami įrašykite el. Laiško viršuje „Atsakyti nereikia“, kai nesitikite atsakymo. - Duncanas

8. Venkite naudoti tikrųjų žodžių, šypsenėlių, žargono ar žargono nuorodų. Žodžiai iš suaugusių verslo žmonių, kurie naudoja su verslu susijusiuose el. Laiškuose sparčiuosius klavišus, pvz., „4 u“ (vietoj „jums“), „Gr8“ (puikiai), nėra priimtini. Jei verslo korespondencijoje nepridėtumėte veiduko ar šypsenėlės, neturėtumėte jos įdėti į el. Laišką. Bet kuris iš aukščiau paminėtų dalykų gali priversti atrodyti mažiau nei profesionalus. - Duncanas

9. Laikykite jį švarų. Niekas neerzina gavėjų labiau nei tada, kai žmonės atsako ir palieka netvarkingus pranešimus, pavyzdžiui, el. Pašto grandinė, kurioje yra per daug skydelių (>>>), arba el. Pašto adresų puslapiai ir puslapiai, kurie nebuvo apsaugoti naudojant nematomas kopijas. Galite atsikratyti skydų pasirinkdami tekstą, „Ctrl“ + F, naudodami komandą „Rasti ir pakeisti“, kad surastumėte skydelį ir pakeistumėte juos niekuo. Visų el. Pašto adresų galite atsikratyti tiesiog ištrynę. Išvalykite, tada nusiųskite. - Duncanas

10. Aiškiai apibūdinkite temos eilutę. Kai gautuosius per dieną užkemša šimtai el. Laiškų, labai svarbu, kad jūsų temos eilutė būtų tiksli. Tai turėtų būti pakankamai paprasta ir apibūdinti tai, apie ką parašėte. Tikėkitės, kad bet koks el. Laiškas, kurio tema yra miela, neaiški ar neaiški, bus išmesta į šiukšliadėžę. Taip pat kruopščiai įrodykite temos eilutę, kaip ir likusį el. Laišką. - Skelbimas



11. Neapsiriksite šlamštu. Venkite temų, kurios yra didžiosios, visos mažosios raidės, ir tų, kuriose yra URL ir šauktukai, kurios gavėjui atrodo kaip šlamštas. - Judith Kallos ,
autorius Paprastas el. Pašto etiketas, „El. Paštas: vadovas“ ir „El. Paštas: gerai parašykite“ vadovas

12. Jūsų temos eilutė turi atitikti pranešimą. Niekada neatidarykite seno el. Laiško, nepaspauskite „Atsakyti“ ir nesiųskite nieko bendro su ankstesniu laišku. Nedvejodami pakeiskite temą, kai tik pasikeis el. Pašto grandinės tema arba turinys. - Peggy Duncan , asmeninio produktyvumo ekspertas ir autorius Užkariaukite el. Pašto perkrovą naudodami geresnius įpročius, etiketą ir „Outlook 2007“

13. Pateikite įspėjimą, kai siunčiate didelius priedus. Siunčiant nepraneštus didelius priedus, gali būti užkimšta imtuvo dėžutė ir gali iššokti kiti svarbūs el. Laiškai. Jei siunčiate daugiau nei 500 KB, siuntėjai turėtų paklausti: „Ar neprieštarautumėte, jei atsiųstų jums priedą? Kada būtų geriausias laikas jums? - Kallos

14. Ne daugiau kaip du priedus ir pateikite loginį pavadinimą. Nebent siųskite pranešimą su daugiau nei dviem priedais, nebent to specialiai prašoma. Taip pat duokite pridedamam (-iems) failui (-ams) loginį pavadinimą, kad gavėjas iš pirmo žvilgsnio žinotų temą ir siuntėją. - Duncanas

15. Siųskite ar nukopijuokite kitus tik dėl būtinybės žinoti. Prieš spustelėdami Atsakyti visiems arba įrašydami vardus į „Cc“ arba „Bcc“ eilutes, paklauskite savęs, ar visiems gavėjams reikia informacijos jūsų pranešime. Jei jie to nepadaro, kodėl jį siųsti? Skirkite laiko, kad išsiųstumėte pranešimus tinkamiems žmonėms. - Duncanas

16. Saugokitės „atsakyti visiems“. Nespauskite „atsakyti visiems“, nebent kiekvienas el. Pašto grandinės narys turi žinoti. Norite įsitikinti, kad ne visi siunčiate sąraše savo atsakymą - ar jiems reikia žinoti, ar ne. - Duncanas

17. Pakelkite telefoną. Kai temoje yra daugybė parametrų, kuriuos reikia paaiškinti arba derėtis ir kurie sukels per daug klausimų ir painiavos, nenagrinėkite jos el. Paštu. Be to, el. Paštas neturėtų būti naudojamas paskutinės minutės susitikimų, pietų, interviu atšaukimui ir niekada niokojančioms naujienoms. Jei turite darbuotoją ar draugą, kuriam turite pranešti blogas naujienas, geriau skambinti telefonu. Jei tai naujiena, kurią turite pristatyti didelei grupei, el. Paštas yra praktiškesnis. - Duncanas

18. Įvertinkite savo el. Pašto svarbą. Negalima per daug naudoti aukšto prioriteto parinkties. Jei per daug naudosite šią funkciją, mažai žmonių į tai rimtai žiūrės. Geresnis sprendimas yra naudoti aprašomąsias temas, kurios tiksliai paaiškina, kas yra pranešimas. - Duncanas

19. Išlaikyti privatumą. Jei siunčiate pranešimą žmonių grupei ir turite apsaugoti savo sąrašo privatumą, visada turėtumėte naudoti „Bcc“. Be to, venkite duoti el. Pašto adresus trečiajai šaliai (pvz., „Evite“, naujienlaiškį ir pan.). Įsitikinkite, kad adresai, kuriuos noriai perduodate trečiosioms šalims, lieka su jais, ypač kai jų siūloma paslauga yra nemokama. - Duncanas

20. Laikykis trumpai ir eik prie reikalo. Ilgas el. Paštas yra praeitis. Rašykite glaustai, palikite daug vietos, kad neužgožtumėte gavėjo. Įsitikinkite, kad žiūrėdami į tai, ką siunčiate, neatrodo našta skaityti - drąsiai naudokite taškus. Asmeniui, skaitančiam jūsų el. Laišką, neturėtų tekti gilintis į keletą pastraipų, kad suprastumėte, ko klausiate. Pirmuose dviejuose sakiniuose turėtumėte nurodyti el. Pašto paskirtį. Būk aiškus ir būk priekyje. - Lindsey Pollak , karjeros ir darbo vietos ekspertas, el. pašto etiketo konsultantas ir autorius Iš koledžo į karjerą



21. Pažink savo auditoriją. Jūsų sveikinimas el. Paštu ir atsijungimas turėtų atitikti asmens, su kuriuo bendraujate, pagarbos ir formalumo lygį. Be to, rašykite asmeniui, kuris jį skaitys - jei jie linkę būti labai mandagūs ir oficialūs, rašykite ta kalba. Tas pats pasakytina apie imtuvą, kuris yra labiau neformalus ir atsipalaidavęs. - Lindsey Pollak , karjeros ir darbo vietos ekspertas, el. pašto etiketo konsultantas ir autorius Iš koledžo į karjerą

22. Visada pridėkite parašą. Niekada nenorite, kad kažkas turėtų ieškoti, kaip su jumis susisiekti. Jei esate nuovokus socialinės žiniasklaidos priemonėms, į savo parašą įtraukite ir visą savo socialinės žiniasklaidos informaciją. Jūsų el. Pašto parašas yra puikus būdas pranešti žmonėms daugiau apie jus, ypač kai jūsų el. Pašto adrese nėra jūsų vardo ir pavardės ar įmonės. - Pollakas

23. Automatinį atsakiklį naudokite tik prireikus. Automatinis atsakymas, kuriame sakoma: „Ačiū už jūsų el. Laišką. Aš atsakysiu jums kuo greičiau “yra nenaudinga. Tačiau vienas dalykas, kuriuo šie pranešimai puikiai pasitarnauja, yra šlamšto siuntėjų įspėjimas, kad jūsų el. Paštas yra tikras ir kad jie gali jus įtraukti į savo šlamšto sąrašą. - Peggy Duncan , asmeninio produktyvumo ekspertas ir autorius Užkariaukite el. Pašto perkrovą naudodami geresnius įpročius, etiketą ir „Outlook 2007“

24. Mokykite savo darbuotojus. Verslo savininkai turėtų įsitikinti, kad jų darbuotojai yra apmokyti bendrauti el. Paštu - nemanykite, kad jie žino, ką daro ir kas laikoma profesionalia. Nustatykite el. Pašto standartus, kurių turėtų laikytis visi įmonės darbuotojai. - Pollakas

25. Jūsų el. Paštas yra jūsų atspindys. Kiekvienas jūsų išsiųstas el. Laiškas prideda jūsų reputaciją arba ją sumenkina. Jei jūsų el. Paštas yra išsibarstęs, neorganizuotas ir užpildytas klaidomis, gavėjas bus linkęs galvoti apie jus kaip apie išsibarsčiusį, neatsargų ir neorganizuotą verslininką. Kitų žmonių nuomonė yra svarbi ir profesiniame pasaulyje jų suvokimas bus lemiamas jūsų sėkmei. - Peteris Postas , Burlingtono Vermonte įsikūrusio Emily Post instituto, kuris siūlo etiketo patarimus ir atsakymus į tokius manieros klausimus kaip vestuvių etiketas, auklėjimo problemos ir stalo manieros, direktorius.

Redaktoriaus pastaba: ieškote savo įmonės el. Pašto rinkodaros paslaugų? Jei norite, kad informacija padėtų išsirinkti jums tinkamiausią, naudokite žemiau pateiktą klausimyną, kad mūsų partneris „BuyerZone“ jums nemokamai pateiktų informaciją:

Redakcijos atskleidimas: Inc. šiame ir kituose straipsniuose rašo apie produktus ir paslaugas. Šie straipsniai yra redakciniu požiūriu nepriklausomi - tai reiškia, kad redaktoriai ir žurnalistai tiria ir rašo apie šiuos produktus be jokios rinkodaros ar pardavimo skyrių įtakos. Kitaip tariant, niekas nesako mūsų žurnalistams ar redaktoriams, ką rašyti, arba į straipsnį įtraukti kokią nors konkrečią teigiamą ar neigiamą informaciją apie šiuos produktus ar paslaugas. Straipsnio turinį visiškai pasirenka žurnalistas ir redaktorius. Tačiau pastebėsite, kad kartais į straipsnius įtraukiame nuorodas į šiuos produktus ir paslaugas. Skaitytojams spustelėjus šias nuorodas ir įsigijus šiuos produktus ar paslaugas, Inc gali būti kompensuojama. Šis el. Prekyba pagrįstas reklamavimo modelis, kaip ir kiekvienas kitas skelbimas mūsų straipsnių puslapiuose, neturi jokios įtakos redakcijos aprėpčiai. Žurnalistai ir redaktoriai tų nuorodų neprideda ir jų netvarkys. Šis reklaminis modelis, kaip ir kiti, kuriuos matote „Inc“, palaiko nepriklausomą žurnalistiką, kurią rasite šioje svetainėje.