Pagrindinis „Startup Life“ 15 el. Pašto etiketo taisyklių turėtų laikytis kiekvienas profesionalas

15 el. Pašto etiketo taisyklių turėtų laikytis kiekvienas profesionalas

Jūsų Horoskopas Rytojui

Vidutinis JAV darbuotojas išleidžia apie ketvirtis darbo savaitės šukavimas per šimtai el. laiškų mes visi siunčiame ir gauname kiekvieną dieną.

Nepaisant to, kad laikomės atsakymo mygtukų, karjeros trenerė Barbara Pachter sako, kad daugybė profesionalų vis tiek nežinau, kaip tinkamai naudoti el. paštą.

Tiesą sakant, dėl gausaus pranešimų, kuriuos skaitome ir rašome kiekvieną dieną, kiekio, galime būti linkę daryti gėdingų klaidų - ir šios klaidos gali turėti rimtų profesinių pasekmių.

Pachter savo knygoje apibūdina šiuolaikinio el. Pašto etiketo pagrindus Verslo etiketo pagrindai . Mes ištraukėme svarbiausias taisykles, kurias turite žinoti.

Vivianas Giangas ir Rachel Sugar prisidėjo prie ankstesnių šio straipsnio versijų.

1. Įtraukite aiškią, tiesioginę temos eilutę.

Geros temos eilutės pavyzdžiai yra „Susitikimo data pakeista“, „Greitas klausimas apie jūsų pristatymą“ arba „Pasiūlymo pasiūlymai“.

„Žmonės dažnai nusprendžia, ar atidaryti el. Laišką pagal temos eilutę“, - sako Pachteris. „Pasirinkite tokią, kuri praneštų skaitytojams, kad sprendžiate jų problemas ar verslo problemas“.

2. Naudokite profesionalų el. Pašto adresą.

Jei dirbate įmonėje, turėtumėte naudoti savo įmonės el. Pašto adresą. Bet jei naudojatės asmenine el. Pašto paskyra - nesvarbu, ar dirbate savarankiškai, ar tiesiog norėtumėte ją kartais naudoti susirašinėjant su darbu, turėtumėte būti atsargūs, pasirinkdami šį adresą, sako Pachteris.

Visada turėtumėte turėti el. Pašto adresą, perduodantį jūsų vardą, kad gavėjas tiksliai žinotų, kas siunčia el. Laišką. Niekada nenaudokite el. Pašto adresų (galbūt jūsų mokyklos laikų likučių), kurie nėra tinkami naudoti darbo vietoje, pvz., „Babygirl @ ...“ arba „beerlover @ ...“ - kad ir kaip mylėtumėte šaltas virimas.

3. Gerai pagalvokite prieš paspausdami „Atsakyti visiems“.

Niekas nenori skaityti 20 žmonių el. Laiškų, kurie neturi nieko bendro. Ignoruoti el. Laiškus gali būti sunku, nes daugelis žmonių išmaniuosiuose telefonuose gauna pranešimus apie naujus pranešimus arba išblaško iššokančiuosius pranešimus kompiuterio ekranuose. Susilaikykite nuo „Atsakyti visiems“, nebent tikrai manote, kad visi sąraše esantys asmenys turi gauti el. Laišką, sako Pachteris.

4. Įtraukite parašo bloką.

Pateikite skaitytojas su šiek tiek informacijos apie jus, siūlo Pachteris. „Paprastai tai nurodytų jūsų vardą, pavardę, įmonės pavadinimą ir kontaktinę informaciją, įskaitant telefono numerį. Taip pat galite šiek tiek papasakoti apie save, bet nepersistenkite su jokiais posakiais ar meno kūriniais “.

Pasak jos, naudokite tą patį šriftą, tipo dydį ir spalvą kaip ir likusiame el. Laiške.

5. Naudokitės profesionaliais sveikinimais.

Nenaudokite ramių šnekamosios kalbos posakių, tokių kaip „Ei, vaikinai“, „Yo“ ar „Sveiki žmonės“.

„Atsipalaidavęs mūsų raštų pobūdis neturėtų paveikti sveikinimo el. Laiške“, - sako ji. Ei, tai neoficialus pasveikinimas, kurio paprastai nereikėtų naudoti darbo vietoje. Ir Yo taip pat nėra gerai. Naudokite Sveiki arba Sveiki vietoj to “.

Ji taip pat nepataria sutrumpinti kieno nors vardo. Pasakyk: „Labas, Michaelai“, nebent esate tikras, kad jis nori būti vadinamas „Mike“.

6. Saikingai naudokite šauktukus.

Jei nuspręsite naudoti šauktuką, naudokite tik vieną, kad perteiktumėte jaudulį, sako Pachteris.

„Žmonės kartais nusineša ir savo sakinių pabaigoje uždeda keletą šauktukų. Rezultatas gali pasirodyti per daug emocingas ar nesubrendęs “, - rašo ji. 'Šauktukai turėtų būti naudojami taupiai rašant.'

7. Būkite atsargūs su humoru.

Humoras gali lengvai pasimesti vertime be tinkamo tono ar veido išraiškos. Profesionaliuose mainuose geriau palikti humorą iš el. Laiškų, nebent gerai pažįstate gavėją. Be to, kažkas, kas, jūsų manymu, yra juokinga, gali būti nejuokinga kitam.

Pachteris sako: „Kažkas, kas kalbant suvokiama kaip juokinga, gali būti labai skirtinga. Jei kyla abejonių, palikite tai.

8. Žinokite, kad skirtingų kultūrų žmonės kalba ir rašo skirtingai.

Nesusikalbėjimas gali lengvai įvykti dėl kultūriniai skirtumai , ypač rašant, kai nematome vienas kito kūno kalbos. Pritaikykite savo pranešimą pagal gavėjo kultūrinę aplinką arba kaip gerai juos pažįstate.

Pachterio teigimu, gera taisyklė, kurią reikia nepamiršti, yra ta, kad aukšto konteksto kultūros (japonų, arabų ar kinų) nori su jumis susipažinti prieš pradedant su jumis verslą. Todėl gali būti įprasta, kad verslo partneriai iš šių šalių rašydami yra asmeniškesni. Kita vertus, žmonės iš žemo konteksto kultūrų (vokiečių, amerikiečių ar skandinavų) nori labai greitai prieiti prie reikalo.

9. Atsakykite į savo el. Laiškus, net jei el. Laiškas nebuvo skirtas jums.

Sunku atsakyti į kiekvieną jums siųstą el. Laišką, bet turėtumėte pabandyti, sako Pachteris. Tai apima ir tuos atvejus, kai el. Laiškas buvo netyčia išsiųstas jums, ypač jei siuntėjas tikisi atsakymo. Atsakymas nėra būtinas, tačiau jis yra geras el. Pašto etiketas, ypač jei šis asmuo dirba toje pačioje įmonėje ar pramonėje kaip jūs.

Štai atsakymo pavyzdys: „Žinau, kad esate labai užsiėmęs, bet nemanau, kad norėjote man siųsti šį el. Laišką. Aš norėjau jus apie tai pranešti, kad galėtumėte nusiųsti teisingam asmeniui “.

10. Patikrinkite kiekvieną pranešimą.

Jūsų klaidos neliks nepastebėtos jūsų el. Pašto adresatų. 'Ir, atsižvelgiant į gavėją, jus gali vertinti už jų sukūrimą', - sako Pachteris.

Nepasikliaukite rašybos tikrintojais. Kelis kartus perskaitykite ir perskaitykite savo el. Laišką, pageidautina garsiai, prieš išsiųsdami jį.

„Vienas vadovas ketino parašyti:„ Atsiprašau už nepatogumus “, - sako Pachteris. 'Bet jis pasikliovė savo rašybos tikrinimu ir galų gale parašė:' Atsiprašau už nelaikymą '.

11. Paskutinį kartą pridėkite el. Pašto adresą.

„Nenorite netyčia siųsti el. Laiško, kol nebaigėte rašyti ir patvirtinti pranešimo“, - sako Pachteris. „Net kai atsakote į pranešimą, tikslinga ištrinti gavėjo adresą ir jį įterpti tik tada, kai esate tikras, kad pranešimas yra paruoštas siųsti.“

12. Dar kartą patikrinkite, ar pasirinkote teisingą gavėją.

Pachteris sako, kad el. Laiško eilutėje „į“ įveskite savo adresų knygos vardą atidžiai. „Lengva pasirinkti netinkamą vardą, o tai gali būti gėdinga jums ir asmeniui, kuris per klaidą gauna el. Laišką“.

13. Laikykite savo šriftus klasikinius.

„Purple Comic Sans“ turi laiką ir vietą (gal?). Verslo korespondencijai laikykitės klasikinių šriftų, spalvų ir dydžių.

Pagrindinė taisyklė: Jūsų el. Laiškus kitiems žmonėms turėtų būti lengva perskaityti.

„Paprastai geriausia naudoti 10 ar 12 taškų tipą ir lengvai skaitomą šriftą, pvz.,„ Arial “,„ Calibri “ar„ Times New Roman “, - pataria Pachteris. Kalbant apie spalvą, juoda yra saugiausias pasirinkimas.

14. Laikykitės tono skirtukų.

Lygiai taip, kaip pokštai pasimeta vertimo metu, toną lengva neteisingai suprasti be konteksto, kurį gautumėte iš balso ženklų ir veido išraiškos. Atitinkamai lengva atsikratyti staigesnio, kokio galbūt norėjote: turėjote omenyje „tiesmuką“, jie skaitė „piktą ir žiaurų“.

Kad išvengtumėte nesusipratimų, „Pachter“ rekomenduoja garsiai perskaityti pranešimą prieš paspausdami „siųsti“. „Jei jums tai skamba šiurkščiai, skaitytojui skambės šiurkščiai“, - sako ji.

Norėdami pasiekti geriausių rezultatų, venkite nedviprasmiškai neigiamų žodžių („nesėkmė“, „neteisinga“, „apleista“) ir visada sakykite „prašau“ ir „ačiū“.

15. Niekas nėra konfidencialu - todėl rašykite atitinkamai.

Visada prisiminkite, ką buvęs CŽV vadovas generolas Davidas Petraeusas pamiršo, perspėja Pachteris: Kiekvienas elektroninis pranešimas palieka pėdsaką.

kiek metų Džeimsui White'ui

„Pagrindinė gairė yra manyti, kad kiti pamatys, ką jūs rašote, - sako ji, - todėl nerašykite nieko, ko nenorėtumėte, kad visi matytų“. Labiau liberali interpretacija: nerašykite nieko, kas jums būtų žalinga ar žalinga kitiems. Galų gale el. Paštą pavojingai lengva persiųsti, ir geriau saugotis, nei gailėtis.

Tai istorija pirmą kartą pasirodė Verslo viešai neatskleista informacija .